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Klassisches vs. agiles Projektmanagement

Im klassischen Projektmanagement nehmen die Stakeholder/der Kunde zu Beginn des Projektes einen relativ hohen Einfluss, der bei Fortschreiten jedoch immer mehr abnimmt.

Das klassische Projektmanagement (PM) geht davon aus, dass Änderungen am Projektauftrag umso teurer werden, je später sie im Projekt berücksichtigt werden müssen, siehe nachfolgendes Bild:
Auswirkungen von ÄnderungenWenn ein Unternehmen heute ein Projekt startet und von einer bestimmten Marktsituation ausgeht, dann hat sich diese Situation am Projektende meistens verändert.

Für einen erfolgreichen Verlauf wäre es daher besser, wenn der Kunde immer wieder Einfluss auf das Projekt nehmen könnte und die Kosten für entstehende Änderungswünsche nahezu konstant bleiben. Und hier sind wir bereits beim agilen Projektmanagement, es muss „beweglich und reaktionsschnell“ sein, im Umgang mit Änderungen der Kundenanforderungen. Das agile Projektmanagement hat seine Wurzel in der Softwareentwicklung, es gibt aber diverse Methoden und Techniken, die auf andere Branchen und Bereiche übertragbar sind.

Das folgende Bild stellt diesen wichtigen Unterschied dar:
Klassisch vs agilDie agilen Grundwerte:
  • Menschen und deren Zusammenarbeit sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  • Ein funktionierendes Produkt ist wichtiges als umfangreiche Dokumentation
  • Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als zahlreiche Vertragsverhandlungen
  • Reaktionen auf Veränderungen sind wichtiger als das Befolgen eines klassischen Plans.

Vergleicht man beide Projektarten stellt man viele Unterschiede fest. Trotz allem gibt es auch eine gemeinsame Basis der beiden Formen des Projektmanagements.

Die grundlegenden Prozessphasen werden immer identisch dargestellt:
Initiierung – Definition – Planung – Ausarbeitung – Abschluss

Um diese Phasen nun strukturiert anzugehen, kann man klassisch vorgehen oder streng agil. Meistens ist eine Mischung beider Techniken sinnvoll.

Zieldreieck:
Im agilen Projektmanagement ist besonders wichtig, dass der Kunde/die Stakeholder Einfluss auf die Anforderungen nehmen können und dies über die gesamt Dauer des Projektes.

In der klassischen Herangehensweise wirkt das Prinzip des Zieldreiecks. Dort lauten die drei Ziele Umfang/Qualität, Kosten und Zeit. Diese hängen voneinander ab, wird eines davon geändert, sind die anderen mit betroffen. Die Komponente „Zeit“ ist im klassischen Projektmanagement die erste Stellschraube. Hingegen ist im agilen PM die Komponente „Umfang“ inhaltlichen Anpassungen unterworfen, an der Zeit wird meistens nichts verändert. Termintreue ist hier höchstes Gebot.

Anhand der nachfolgenden Übersicht kann man entscheiden, ob ein Projekt eher agil oder klassisch abgewickelt werden kann/muss. Natürlich muss parallel dazu immer das Projekt an sich und das Umfeld betrachtet werden:
klassisch_agil

Agile Prinzipien:
Iterationen (schrittweise Entwicklung von Produkten), Inkremente (funktionierendes Teilprodukt), Einfachheit, Veränderung, Reviews (Feedback vom Kunden zu Teilprodukten), Retrospektiven (Prozess und Zusammenarbeit werden regelmäßig verbessert), selbst organisierte Teams und die Kooperation von Fachexperten und Entwicklern sind einige der wichtigsten Handlungsgrundsätze, die auf fast jede Branche übertragen werden können.

Die Werte und Prinzipien geben den Rahmen für ein agiles Projekt vor, nun muss das Projektmanagement mit den notwendigen Techniken aufgesetzt werden. Nachfolgend einige der meist verbreiteten Techniken, die sich auch leichter in bereits existierende Projekte übernehmen lassen.

Agile Techniken:

  • Task Boards (Aufgabenübersichten)
  • Use Cases (Kundenanforderungen)
  • Daily Stand-up Meetings (tägl. Status Meetings max. 15 Min)
  • Work-in Progress Limits (Begrenzung der Anzahl paralleler Aufgaben)
  • Burn-Down Charts (visualisierter Arbeitstand)
  • Timeboxing (feste und einzuhaltende Zeitvorgaben)
  • Planning Poker (Dynamisches Verfahren zur Schätzung von Aufwänden mittels Kartenprinzip)
  • Geschäftswert (frühzeitige Erzeugung von Kundennutzen)
  • Definition of Done = DoD (klare Festlegung wann Aufgabe fertig)
  • Osmotische Kommunikation (Herstellen eines gleichen Informationsstand)
  • Earned Value (Fortschritss-und Budgetkontrolle)
  • Story Points (Aufwandseinheiten)
  • Epic (Zusammenfassen verwandter Anwendungsfälle)
  • Persona (die Kundenperspektive einnehmen)

Um festzustellen, welche der agilen Techniken und Prinzipien zu Ihrem Projekt passen, sollten Sie sich einige Fragen stellen: Ist die Teamakzeptanz vorhanden? Passt der organisatorische Rahmen des Projektes und überwiegt der Nutzen den Aufwand in meinem Projekt?

Zahlreiche Software Werkzeuge machen die  Anwendungen agiler Techniken sehr leicht. Zum Beispiel Trello, TargetProcess oder Basecamp, Jira oder das Projektmanagement Tool Redmine, um nur einige zu nennen.

Agile Methoden sorgen für eine Grundstruktur und schaffen den Rahmen, innerhalb dessen man Techniken und Prinzipien des agilen PM einsetzen kann. Die Methoden stammen fast alle  aus der Softwareentwicklung. Einige der wichtigsten lauten Scrum, Unified Process, Extreme Programming oder RAD.

Scrum kann an dieser Stelle als Besonderheit aufgeführt werden, da es allgemein beschrieben ist und auch jederzeit in anderen Bereichen eingesetzt werden kann. Scrum bildet den Rahmen für agiles Prozessmanagement, es ist kein Modell für agiles Vorgehen. Es gibt keine konkreten Techniken vor, sondern bestimmt den Rahmen mit Projektrollen und Prozessabläufen.

Scrum definiert lediglich Ereignisse (Anforderungen sammeln, Iterationen planen, Teilmengen festlegen, Teilprodukt entwickeln, Feedback einholen und Planung gemäß Rückkoppelung anpassen und drei Artefakte  (Inkrement = Teilprodukt, Product Backlog = die für das Produkt umzusetzenden Aufgaben, Sprint Backlog = die für die nächste Iteration/Sprint umzusetzenden Aufgaben).

Es gibt drei Rollen im Team, einen sog. Scrum Master, einen Product Owner und das Development Team.

Da Scrum eine Methode zum Prozessmanagement ist und nicht zum Projektmanagement fehlt die Rolle des typischen Projektleiters. Besonders wichtig: sollte es einen Projektmanager über dem Scrum Team geben, so muss dieser mit den agilen Werten, Prinzipien, Methoden und Techniken vertraut sein und diese verstehen, sollte dies nicht der Fall sein, kann dies zu erheblichen Problemen im Projekt führen.

Häufig stolpert man auch über den Begriff „Scrum But“, dies bedeutet, daß gewisse Rollen, Regeln etc. von Scrum verändert/weggelassen wurden. Der Begriff entstand durch Sätze wie: „Wir nutzen Scrum, aber wir haben zwei Product Owner und führen die tägl. Meetings nur alle 3 Tage durch.“

Passt das agile Projektmanagement zu Ihrem laufenden/anstehenden Projekt?

Anhand der Erklärungen sollten Sie nun für sich entscheiden, was konkret Sie daraus ziehen und umsetzen können. Die Kombination agiler und klassischer Methoden ist durchaus sinnvoll und wird häufig angewandt, nicht jede Kombination ist sinnvoll. Um für Ihr spezielles Projekt das Maximum aus dem agilen Projektmanagement herauszuholen, empfehlen wir Ihnen eine genauere Analyse. Wir stehen Ihnen hier jederzeit gerne zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Beitrag.

Karin Sieber-Huber                                                              im März 2016
2H.IM Executive Interim Management GmbH              

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