Virtuelle persönliche Assistenz – VPA

Relaxing At Work

Karin Sieber-Huber verfügt über eine 20- jährige Erfahrung als Assistentin der Geschäftsführung und Senior Projekt Managerin in Unternehmen unterschiedlicher Größe mit bis zu 1.500 Mitarbeiter.

Ihr Nutzen beim Einsatz einer virtuellen persönlichen Assistenz:

  • Effizienteres Arbeiten durch Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Gewonnene freie Zeit durch die Abgabe von Aufgaben
  • Kostenersparnis durch virtuelle Zusammenarbeit (Personalnebenkosten, Mietkosten, Reisekosten)
  • Flexibler Personaleinsatz bei Bedarf
  • Schnelle Unterstützung bei personellen Engpässen
  • Ein fachübergreifender Ansprechpartner für verschiedene Aufgaben
  • Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Als virtuelle, persönliche Assistentin (VPA) und Projekt Managerin (VPM) stehen folgende Dienstleistungen auf Stunden- oder Tagessatz Basis zur Verfügung:

  • Erledigung GF-Sekretariats- und Administrationsaufgaben, Organisation von Geschäftsreisen, Messeauftritten, Hotels, Flugbuchungen etc.
  • Reisekostenabrechnungen, Debitoren- und Kreditoren, Mahnwesen
  • Erstellung von Dokumentationsvorlagen, Ausarbeitung, Strukturierung und Verwaltung von Präsentationen unterschiedlichster Bereiche.
  • Erstellung von Analysen, Berichten, Statistiken und Protokollen mit eigenverantwortlicher Nachverfolgung und Projektleitung.
  • Fremdsprachenkorrespondenz in englischer und französischer Sprache.
  • Aktive Unterstützung und Beratung des Geschäftsführers bei der Erledigung seiner Aufgaben und Projekte.
  • Auf-/Nachbereitung von GF/GL-Präsentationen, Quartals-/Boardmeetings und sonstiger Unterlagen für Gesellschafter, sowie eigenständige inhaltliche und formale Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen mit der notwendigen Recherche und Datenanalyse.
  • Support bei Bilanzen, Jahresabschlüssen und Budgets
  • Strukturierung- und Erledigung der digitalen Dokumentenablage, Optimierung, Einkauf und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial.
  • IT-, Netzwerk-, CRM Support – Server/ Homepage/ Telefonie/ Software und Lizenzen/ Stammdaten- und Projektpflege inkl. Erstellung und Pflege diverser Datenbanken (Access/ Filemaker)
  • Eigenständige Projektabwicklung inkl. Vorkalkulation, Angebotserstellung, Vertragsausarbeitung, Projekt und Prozess Management sowie Nachbearbeitung und –Kalkulation.

EDV Kenntnisse:

  • Microsoft Office Anwendungen (Excel, Word, Power Point)
  • Microsoft Access Datenbank
  • File Maker Datenbank
  • Microsoft Outlook
  • Lotus Notes
  • Microsoft Project
  • Microsoft Visio
  • AutoCAD LT
  • MindManager
  • Adobe Professional
  • Adobe Photoshop CS
  • Adobe Illustrator

Fremdsprachen:

  • Englisch – verhandlungssicher
  • Französisch – fortgeschritten
  • Spanisch – Grundkenntnisse

Gerne unterbreiten wir ein auf Ihre Anforderungen hin zugeschnittenes Angebot und stehen jederzeit für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

 

Executive Interim Management im Maschinen-/Anlagenbau